如何將AI融入日常工作？4步驟，幫你打造聰明工作術！
2023年7月4日 上午 10:00
AI我經常被問到：
「ChatGPT 真的有大家說的那麼厲害嗎？他能怎麼提升我的工作效率？」
「我只會用ChatGPT翻譯或寫信，不知如何才能將AI真正融入我的工作流程中」
在回答這些問題時，
我喜歡先分享一則古埃及的寓言故事：
一、聰明工作術的關鍵！
某天，法老王召見他2位年輕的外甥A和B，
指派給他們一項崇高的任務：分別建立2座宏偉的金字塔。
法老王承諾，一旦金字塔建造完成，就會讓他們享有王權，終身享受奢華。
但有一個前提：他們必須各自獨立建造金字塔
外甥A隔天立刻動工
他勤奮地搬動巨石，排成方形
幾個月後，金字塔的地基初步成型
但因石頭很重，很難搬運
所以經過了一年刻苦努力
A終於完成金字塔的地基
村民們也為他精湛的工藝喝采
然而，外甥B的那片土地上卻一直空著
連一塊石頭都沒放
A好奇地來到B家中
發現B在倉庫努力調整一台歪斜的儀器，看起來好像某種刑具
此時，A打斷B的工作，問到：
「你在做什麼？你應該要為法老王建立金字塔，卻整天在穀倉裡弄這個愚蠢的機器」
B微笑著說：「我正在建金字塔啊! 」
A諷刺的笑到：「是啊~ 建到一年後，連一塊石頭都還沒放好！」
隨後的一年，A強化了金字塔的基地，開始建造第二層。
但出現了一個問題：石頭太重，體力不夠，搬不上去
所以，A聘請了全埃及最強的教練，訓練他變得更強壯，
這樣就能比較輕易的把石頭搬到金字塔上
此刻，B的空地上，仍一片空無
又過了一年，A建造金字塔的速度再次大幅下降
因為石頭越疊越高，他需要花更多的時間和力氣去搬運。
同時，他的身體也越來越疲憊，即使他已經是村裡最強壯的人
有天，A正在將一塊笨重的石頭搬上金字塔時
聽見廣場傳來巨大的騷動聲
此時B被歡呼的群眾包圍著
他正操作一台高大的機械，包含了複雜的起重機台、輪子、槓桿和繩子……等
幾分鐘之內，B那新奇機械就開始搬動巨大石塊
這台機械輕鬆地將一塊塊笨重的石頭抬起
精準地比鄰放置，就像變魔法一樣
A花了一年時間為金字塔建造基地
但B在一週內就完成
更驚人的是第二層
B只花了2天
40天後，B趕上了A 3年的進度
但A並不覺得B的機械很了不起，
他發誓說：「我一定要變得更強壯，抬起更重的石塊！」
A繼續辛苦建造金字塔
而B也繼續操作他的機械
最後，B用了8年完成：他花3年造了機械，後5年都在享受機械帶來的好處
法老王很高興，也兌現了他的承諾
而A持續埋頭努力，辛勤一輩子。
但就在蓋金字塔最後的2層時，因過度勞累心臟病發去世，
他從此沒有機會享受法老王承諾的龐大財富
—-
這個故事告訴我們
「提高工作效率」的關鍵
並非像A一樣，僅懂得辛苦工作，這樣只會換來慢速前進
而是要學習B，一樣努力，但辛苦的部分是用來創建系統，
利用工具，建造可以幫助自己工作或代勞的系統。
AI就像是B複雜機械的一小塊
發揮它的魔力之前
要先從建立自己的工作流程、系統開始
之後再思考要如何將AI融入工作中，組成完整的機械，進一步提升工作效率
—
二、建立工作系統的4步驟
想建立一套有效的系統，並把ChatGPT或任何新工具，融入到自己的既有工作中，需要4步驟：
- 步驟一：先找出重複且繁重的工作事項
- 步驟二：拆解這項工作的步驟
- 步驟三：建立系統，導入AI
- 步驟四：建立閉環，不斷優化
其實，無論是否使用AI，「建立工作系統」始終是提升工作效率的重要法則！
三、步驟一：先找出重複且繁重的工作事項
提升效率的第一步，就是找出影響最大的「瓶頸」這個瓶頸可以從兩個面向來觀察：頻率和時間
頻率
例如事情A，你每天要花1小時做
另一件事情B，你每週花1小時做
如果優先改善A，減少10分鐘，就代表你一週可以節省50分鐘
如果選擇改善B，一樣減少10分鐘，那只能為一週的工作，提升10分鐘的效率
所以，優先選擇常做的事情來著手，效益比較大！
時間
我去深潛時，整隊回程的時間，取決於耗氧最快的那個人
只要他的氧氣快用完，全部的人就必須回程
不管其他人的氧氣還剩多少
所以，如果改善了他的狀態，全隊就可以在水裡玩久一點
同理，
有些事情掌控了整個工作流程的進度
只要改善這個關鍵點
工作效率就能大大提升
舉例來說
在經營迪卡儂電商的時候
製作一則廣告，很耗費心力與時間
但又一定要做，因為沒做就達不到業績目標
它不僅頻率高，又是掌控業績的關鍵
所以，如何提升製作廣告的速度，就是幫助我提高工作效率的關鍵
四、步驟二：拆解這項工作的步驟
確定了改善目標後
接著就是拆解這個工作的步驟
這需要對工作有一定的熟悉程度，才能進行
例如你剛到職，大部分的時間都用來學習、熟悉，
此時是沒有細分、拆解步驟的能力
但大概過了6個月，工作上的內容都完整跑過2~3輪後
你就能清楚分析自己的工作內容
拆解每一步需要做什麼
而這個過程
也能幫助我們更深入地掌握工作的細節
一樣以迪卡儂廣告為例
剛開始我不知道如何製作一檔成功的廣告
常來來回回與設計師討論
每次都要搞個2週才能上線
有時候熱潮就過了
只能望著滿倉庫的貨嘆氣
但嘗試了幾輪，也做出好的作品後
就可以開始拆解步驟，知道一檔成功的廣告需要包含：
- 選品
- 了解該商品的主要客群
- 分析主要客群痛點
- 根據不同痛點，設定行銷主題、撰寫文案
最後才是交給設計師製作
之後的每檔廣告，
我都是按照這樣的流程進行
一週內妥妥搞定！
五、步驟三：建立系統，導入AI
確認並拆解每一步工作後
我們就可以開始思考如何優化這些步驟：
- 有沒有能簡化、減少的地方？
- 能怎麼加入AI的幫助？
在製作廣告上，
我利用之前提過的「AI 5步驟溝通法」& 「Rolling架構」
為每一個步驟，設定完整的ChatGPT溝通腳本(Prompt)
成功將AI融入到工作流程中
一、了解該商品的主要客群
- 在ChatGPT中，輸入我的「目標市場」，以及我的「選品」，請他提供這個目標市場的說明
二、分析主要客群痛點
- 請ChatGPT根據上一步的結果，分析主要客群痛點
- 畢竟行銷的核心，是要滿足消費者的渴望或需求。而渴望和需求，大多來自於痛點沒被滿足。
- 以前沒有ChatGPT幫忙時，自己是可以大概的想出來，但很少清楚條列寫下來。 不過有了ChatGPT的協助後，每個不同角度的痛點，都能清楚列出。 下一步，就是一一沿著這些痛點，去設定不同行銷主題
三、根據不同痛點，設定行銷主題和文案
- 一次將一個痛點，放入ChatGPT中，並請他根據「目標市場」、我的「產品」、該「痛點」，還有參考「品牌的調性」，寫出行銷文案
- 假設ChatGPT列了5個痛點，就分別放進去5次。 請他為每個痛點寫出2則文案，這樣就可以快速產出10個廣告雛型啦！接著再去找設計師就完工~~
- 這在以前真的是超難做到！ 每個行銷人都知道廣告要個人化、要多做A/B Test， 但難的不再於技術，而是根本想不出這麼多文案和廣告素材阿！
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坦白說
建立系統的過程並不輕鬆
就像是法老王的外甥B，光建立機械就花了3年
我從學習ChatGPT，到應用，再到實際融入在工作流程上
也是整整花了6個月的時間
不過，一旦將AI融入工作，建立系統後，
就能把原本一週的工作時間，縮短成一天了！
我現在根本是ChatGPT的重度使用者
不僅付費使用最新的GPT-4技術
還常常超過使用上限XD
六、步驟四：建立閉環，不斷優化
隨著經驗的累積和學習，我們會不斷地成長
當工作系統建好之後，
剩下的就是讓系統跟著自己的成長，持續優化
例如：你看了一本品牌經營的書，發現要寫出好的行銷文案
還需加入PERSONA (人物誌)
那就在之前建立好的廣告文案產出系統中，
請ChatGPT新加入PERSONA的考量
產出更吸睛的廣告內容
透過這樣不斷地優化，一定能把系統建的更穩固、更高效！
總的來說
想好好善用AI，幫助自己提升工作效率
就需要先依照4步驟，為自己的工作建立一套系統：
- 步驟一：先找出重複且繁重的工作事項
- 步驟二：拆解這項工作的步驟
- 步驟三：建立系統，導入AI
- 步驟四：建立閉環，不斷優化
其實，「建立工作系統」的邏輯，在很多事情上都是通的
就像朋友V投資股票多年，非常有心得，賺得已超過工作薪水
而他的秘訣，就是建了一套屬於自己的投資決策系統！