如何將AI融入日常工作?4步驟,幫你打造聰明工作術!

利用工具,建造自己高效工作的系統
牧羊妮

牧羊妮

2023年7月4日 上午 10:00

ChatGPT

我經常被問到:

「ChatGPT 真的有大家說的那麼厲害嗎?他能怎麼提升我的工作效率?」

「我只會用ChatGPT翻譯或寫信,不知如何才能將AI真正融入我的工作流程中」

在回答這些問題時,

我喜歡先分享一則古埃及的寓言故事:

一、聰明工作術的關鍵!

某天,法老王召見他2位年輕的外甥A和B,

指派給他們一項崇高的任務:分別建立2座宏偉的金字塔。

法老王承諾,一旦金字塔建造完成,就會讓他們享有王權,終身享受奢華。

但有一個前提:他們必須各自獨立建造金字塔

外甥A隔天立刻動工

他勤奮地搬動巨石,排成方形

幾個月後,金字塔的地基初步成型

但因石頭很重,很難搬運

所以經過了一年刻苦努力

A終於完成金字塔的地基

村民們也為他精湛的工藝喝采

然而,外甥B的那片土地上卻一直空著

連一塊石頭都沒放

A好奇地來到B家中

發現B在倉庫努力調整一台歪斜的儀器,看起來好像某種刑具

此時,A打斷B的工作,問到:

「你在做什麼?你應該要為法老王建立金字塔,卻整天在穀倉裡弄這個愚蠢的機器」

B微笑著說:「我正在建金字塔啊! 」

A諷刺的笑到:「是啊~ 建到一年後,連一塊石頭都還沒放好!」

隨後的一年,A強化了金字塔的基地,開始建造第二層。

但出現了一個問題:石頭太重,體力不夠,搬不上去

所以,A聘請了全埃及最強的教練,訓練他變得更強壯,

這樣就能比較輕易的把石頭搬到金字塔上

此刻,B的空地上,仍一片空無

又過了一年,A建造金字塔的速度再次大幅下降

因為石頭越疊越高,他需要花更多的時間和力氣去搬運。

同時,他的身體也越來越疲憊,即使他已經是村裡最強壯的人

有天,A正在將一塊笨重的石頭搬上金字塔時

聽見廣場傳來巨大的騷動聲

此時B被歡呼的群眾包圍著

他正操作一台高大的機械,包含了複雜的起重機台、輪子、槓桿和繩子……等

幾分鐘之內,B那新奇機械就開始搬動巨大石塊

這台機械輕鬆地將一塊塊笨重的石頭抬起

精準地比鄰放置,就像變魔法一樣

A花了一年時間為金字塔建造基地

但B在一週內就完成

更驚人的是第二層

B只花了2天

40天後,B趕上了A 3年的進度

但A並不覺得B的機械很了不起,

他發誓說:「我一定要變得更強壯,抬起更重的石塊!」

A繼續辛苦建造金字塔

而B也繼續操作他的機械

最後,B用了8年完成:他花3年造了機械,後5年都在享受機械帶來的好處

法老王很高興,也兌現了他的承諾

而A持續埋頭努力,辛勤一輩子。

但就在蓋金字塔最後的2層時,因過度勞累心臟病發去世,

他從此沒有機會享受法老王承諾的龐大財富

—-

這個故事告訴我們

「提高工作效率」的關鍵

並非像A一樣,僅懂得辛苦工作,這樣只會換來慢速前進

而是要學習B,一樣努力,但辛苦的部分是用來創建系統,

利用工具,建造可以幫助自己工作或代勞的系統。

AI就像是B複雜機械的一小塊

發揮它的魔力之前

要先從建立自己的工作流程、系統開始

之後再思考要如何將AI融入工作中,組成完整的機械,進一步提升工作效率

二、建立工作系統的4步驟

想建立一套有效的系統,並把ChatGPT或任何新工具,融入到自己的既有工作中,需要4步驟:

  • 步驟一:先找出重複且繁重的工作事項
  • 步驟二:拆解這項工作的步驟
  • 步驟三:建立系統,導入AI
  • 步驟四:建立閉環,不斷優化

其實,無論是否使用AI,「建立工作系統」始終是提升工作效率的重要法則!

三、步驟一:先找出重複且繁重的工作事項

提升效率的第一步,就是找出影響最大的「瓶頸」這個瓶頸可以從兩個面向來觀察:頻率和時間

頻率

例如事情A,你每天要花1小時做

另一件事情B,你每週花1小時做

如果優先改善A,減少10分鐘,就代表你一週可以節省50分鐘

如果選擇改善B,一樣減少10分鐘,那只能為一週的工作,提升10分鐘的效率

所以,優先選擇常做的事情來著手,效益比較大!

時間

我去深潛時,整隊回程的時間,取決於耗氧最快的那個人

只要他的氧氣快用完,全部的人就必須回程

不管其他人的氧氣還剩多少

所以,如果改善了他的狀態,全隊就可以在水裡玩久一點

同理,

有些事情掌控了整個工作流程的進度

只要改善這個關鍵點

工作效率就能大大提升

舉例來說

在經營迪卡儂電商的時候

製作一則廣告,很耗費心力與時間

但又一定要做,因為沒做就達不到業績目標

它不僅頻率高,又是掌控業績的關鍵

所以,如何提升製作廣告的速度,就是幫助我提高工作效率的關鍵

四、步驟二:拆解這項工作的步驟

確定了改善目標後

接著就是拆解這個工作的步驟

這需要對工作有一定的熟悉程度,才能進行

例如你剛到職,大部分的時間都用來學習、熟悉,

此時是沒有細分、拆解步驟的能力

但大概過了6個月,工作上的內容都完整跑過2~3輪後

你就能清楚分析自己的工作內容

拆解每一步需要做什麼

而這個過程

也能幫助我們更深入地掌握工作的細節

一樣以迪卡儂廣告為例

剛開始我不知道如何製作一檔成功的廣告

常來來回回與設計師討論

每次都要搞個2週才能上線

有時候熱潮就過了

只能望著滿倉庫的貨嘆氣

但嘗試了幾輪,也做出好的作品後

就可以開始拆解步驟,知道一檔成功的廣告需要包含:

  • 選品
  • 了解該商品的主要客群
  • 分析主要客群痛點
  • 根據不同痛點,設定行銷主題、撰寫文案

最後才是交給設計師製作

之後的每檔廣告,

我都是按照這樣的流程進行

一週內妥妥搞定!

五、步驟三:建立系統,導入AI

確認並拆解每一步工作後

我們就可以開始思考如何優化這些步驟:

  • 有沒有能簡化、減少的地方?
  • 能怎麼加入AI的幫助?

在製作廣告上,

我利用之前提過的「AI 5步驟溝通法」& 「Rolling架構」

為每一個步驟,設定完整的ChatGPT溝通腳本(Prompt)

成功將AI融入到工作流程中

一、了解該商品的主要客群

  • 在ChatGPT中,輸入我的「目標市場」,以及我的「選品」,請他提供這個目標市場的說明

二、分析主要客群痛點

  • 請ChatGPT根據上一步的結果,分析主要客群痛點
  • 畢竟行銷的核心,是要滿足消費者的渴望或需求。而渴望和需求,大多來自於痛點沒被滿足。
  • 以前沒有ChatGPT幫忙時,自己是可以大概的想出來,但很少清楚條列寫下來。 不過有了ChatGPT的協助後,每個不同角度的痛點,都能清楚列出。 下一步,就是一一沿著這些痛點,去設定不同行銷主題

三、根據不同痛點,設定行銷主題和文案

  • 一次將一個痛點,放入ChatGPT中,並請他根據「目標市場」、我的「產品」、該「痛點」,還有參考「品牌的調性」,寫出行銷文案
  • 假設ChatGPT列了5個痛點,就分別放進去5次。 請他為每個痛點寫出2則文案,這樣就可以快速產出10個廣告雛型啦!接著再去找設計師就完工~~
  • 這在以前真的是超難做到! 每個行銷人都知道廣告要個人化、要多做A/B Test, 但難的不再於技術,而是根本想不出這麼多文案和廣告素材阿!

坦白說

建立系統的過程並不輕鬆

就像是法老王的外甥B,光建立機械就花了3年

我從學習ChatGPT,到應用,再到實際融入在工作流程上

也是整整花了6個月的時間

不過,一旦將AI融入工作,建立系統後,

就能把原本一週的工作時間,縮短成一天了!

我現在根本是ChatGPT的重度使用者

不僅付費使用最新的GPT-4技術

還常常超過使用上限XD

六、步驟四:建立閉環,不斷優化

隨著經驗的累積和學習,我們會不斷地成長

當工作系統建好之後,

剩下的就是讓系統跟著自己的成長,持續優化

例如:你看了一本品牌經營的書,發現要寫出好的行銷文案

還需加入PERSONA (人物誌)

那就在之前建立好的廣告文案產出系統中,

請ChatGPT新加入PERSONA的考量

產出更吸睛的廣告內容

透過這樣不斷地優化,一定能把系統建的更穩固、更高效!


總的來說

想好好善用AI,幫助自己提升工作效率

就需要先依照4步驟,為自己的工作建立一套系統:

  • 步驟一:先找出重複且繁重的工作事項
  • 步驟二:拆解這項工作的步驟
  • 步驟三:建立系統,導入AI
  • 步驟四:建立閉環,不斷優化

其實,「建立工作系統」的邏輯,在很多事情上都是通的

就像朋友V投資股票多年,非常有心得,賺得已超過工作薪水

而他的秘訣,就是建了一套屬於自己的投資決策系統!

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# 生活化# ChatGPT# AI